Informativa modulo di contatto

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RACCOLTI TRAMITE IL MODULO DI CONTATTO
(Informativa specifica ai sensi dell'Articolo 13 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Unione Europea 2016/679 e dell'Articolo 122 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, N°196)

Ultimo aggiornamento: 14 Ottobre 2026

La presente informativa (di seguito denominata "Informativa Contatti") illustra in maniera completa, trasparente e analitica le modalità con cui vengono raccolti, registrati, trattati, conservati e protetti i dati personali degli utenti che trasmettono richieste di informazione, assistenza commerciale o supporto attraverso il modulo telematico presente alla pagina /pages/contact del sito web www.erbariotoscano.it (di seguito, il "Sito").

La presente disciplina costituisce applicazione specifica dei principi generali contenuti nella Privacy Policy e nella Cookie Policy del Sito, a cui si rinvia espressamente per quanto non specificamente disciplinato nel presente documento.

1. Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il modulo di contatto è:

Denominazione sociale: Aymara Italia S.r.l.
Sede legale e operativa: Via dei Ghivizzani N°61, 55041 Capezzano Pianore (Lu), Italia
Codice Fiscale e Partita IVA: 02157120466
Indirizzo di Posta Elettronica Certificata: erbariotoscano@legalmail.it
Indirizzo di posta elettronica dedicato alla Privacy e all'esercizio dei diritti: privacy@erbariotoscano.it

2. Quadro normativo e principi applicabili

Il trattamento dei dati personali raccolti mediante il modulo di contatto viene eseguito in rigorosa conformità alle seguenti disposizioni normative:

Regolamento (Unione Europea) 2016/679 ("Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati" o "GDPR"), con particolare riferimento agli Articoli 5 (principi applicabili al trattamento dei dati personali), 6 (liceità del trattamento), 12 e 13 (trasparenza, modalità e informazioni da fornire all'interessato);
Decreto Legislativo 30 giugno 2003, N°196 ("Codice in materia di protezione dei dati personali"), come modificato e integrato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, numero 101;
Linee Guida del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (European Data Protection Board), tra cui le Linee Guida in materia di trasparenza;
Provvedimenti e Linee Guida del Garante per la Protezione dei Dati Personali italiano, in materia di comunicazioni elettroniche, corretto impiego dei moduli telematici e misure di sicurezza a presidio dei dati in transito sulla rete internet.

Il trattamento è costantemente improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione.

3. Analisi dei campi del modulo e dati personali raccolti

Il modulo di contatto presente sul Sito raccoglie esclusivamente le categorie di dati personali strettamente pertinenti e necessarie per esaminare la richiesta dell'interessato e fornirgli un riscontro esauriente.

Di seguito viene riportata l'analisi dettagliata di ciascun campo previsto:

A. Campo: "Nome e Cognome" (oppure "Nome")
Dato trattato: Elemento anagrafico identificativo della persona fisica o del referente aziendale.
Finalità specifica: Identificazione del richiedente per consentire una corretta personalizzazione del riscontro ed evitare comunicazioni anonime nell'interazione precontrattuale o informativa.
Natura del conferimento: Obbligatoria. Il mancato inserimento di tale elemento identificativo rende impossibile per il Titolare processare la richiesta, in quanto risulterebbe impossibile associare l'istanza a un soggetto determinato.

B. Campo: "Indirizzo di Posta Elettronica" (Email)
Dato trattato: Indirizzo telematico univoco di contatto dell'interessato.
Finalità specifica: Recapito della comunicazione di risposta, invio di chiarimenti preliminari, trasmissione di istruzioni operative, schede descrittive dei prodotti o note informative.
Natura del conferimento: Obbligatoria. Costituisce il canale tecnico indispensabile attraverso il quale il Titolare provvede all'inoltro del riscontro. Il mancato conferimento preclude tecnicamente la trasmissione della risposta.

C. Campo: "Numero di Telefono"
Dato trattato: Recapito telefonico fisso o mobile.
Finalità specifica: Risoluzione tempestiva di chiarimenti complessi relativi a prodotti cosmetici o fragranze per l'ambiente, oppure contatto diretto qualora l'interessato prediliga o richieda espressamente un'assistenza a mezzo voce.
Natura del conferimento: Facoltativa. L'utente può scegliere liberamente se fornire tale informazione. Il mancato inserimento non pregiudica in alcun modo l'inoltro della richiesta né la ricezione della risposta, che in tal caso avverrà unicamente a mezzo posta elettronica.

D. Campo: "Oggetto della Richiesta" / "Motivo del Contatto"
Dato trattato: Categoria tematica selezionabile (ad esempio: Informazioni sui prodotti e sulle fragranze, Richieste Commerciali e Rivenditori, Assistenza Generale, Altro).
Finalità specifica: Instradamento selettivo della comunicazione verso il personale interno maggiormente qualificato a gestire la specifica materia, riducendo i tempi di attesa.
Natura del conferimento: Facoltativa o predefinita. L'eventuale mancata selezione comporta l'instradamento ordinario all'ufficio assistenza generale.

E. Campo: "Messaggio" / "Testo della Richiesta"
Dato trattato: Contenuto testuale libero compilato dall'utente.
Finalità specifica: Comprensione analitica delle necessità dell'utente, formulazione di risposte su misura, consulenza olfattiva o cosmetica, disamina di richieste di chiarimento.
Avvertenza e minimizzazione sui dati particolari (Articolo 9 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati): Si invita espressamente l'interessato a non inserire nel corpo del messaggio categorie particolari di dati personali (quali informazioni relative al proprio stato di salute, intolleranze diagnosticate o patologie cutanee, convinzioni religiose o filosofiche). Qualora l'utente indichi spontaneamente tali informazioni nel descrivere l'esigenza di un prodotto cosmetico privo di determinati ingredienti, tali dati saranno trattati esclusivamente per il tempo strettamente necessario a consigliare la formulazione adeguata, senza essere archiviati in banche dati diagnostiche o sottoposti a profilazione sanitaria.
Natura del conferimento: Obbligatoria. La compilazione del corpo del messaggio è indispensabile per consentire al Titolare di comprendere l'oggetto della richiesta.

F. Dati Tecnici e Metadati di Connessione
Dati trattati: Indirizzo di protocollo internet (IP) del dispositivo mittente, marcatura oraria (data e ora esatta dell'invio), identificativo tecnico della sessione web.
Finalità specifica: Sicurezza dei sistemi informatici, rilevamento di trasmissioni massive non autorizzate (messaggi di spam o tentativi di intrusione), mitigazione di attacchi alla disponibilità del servizio e tracciamento probatorio in caso di comunicazioni con rilevanza penalmente perseguibile.
Natura del conferimento: Necessaria e automatica. Acquisiti nativamente dai protocolli di rete e dai moduli di sicurezza della piattaforma web.

4. Finalità del trattamento, basi giuridiche e tempi di conservazione

Ogni operazione di trattamento effettuata sui dati immessi nel modulo di contatto risponde a una base giuridica specifica prevista dall'Articolo 6 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati:

1. Gestione della richiesta e riscontro all'interessato
Finalità: Ricezione, presa in carico, analisi interna, elaborazione e invio della comunicazione di risposta a quesiti generali, richieste di informazioni sui prodotti, chiarimenti su fragranze o modalità di acquisto sul Sito.
Base giuridica: Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali adottate su istanza dell'interessato medesimo (Articolo 6, paragrafo 1, lettera b del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Per tale finalità non è richiesto il consenso preventivo, in quanto è l'utente stesso che richiede di essere ricontattato.
Natura del conferimento: Obbligatoria per i campi essenziali (Nome, Indirizzo di Posta Elettronica, Messaggio). Il rifiuto comporta l'impossibilità oggettiva di elaborare la richiesta e fornire riscontro.
Conservazione: I dati sono conservati nei sistemi informatici aziendali per il tempo strettamente necessario all'evasione completa della richiesta e, successivamente, per un arco temporale massimo di dodici mesi dalla chiusura definitiva della corrispondenza, a fini di tutela della qualità del servizio e verifica dell'assistenza resa.

2. Sicurezza dell'infrastruttura web e prevenzione frodi
Finalità: Controllo sul corretto funzionamento dei server, blocco di trasmissioni automatiche di spam, rilevamento di intrusioni informatiche o abusi attraverso il modulo telematico.
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare del trattamento a garantire la sicurezza logica e fisica dei propri beni aziendali e la disponibilità della piattaforma web (Articolo 6, paragrafo 1, lettera f del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).
Natura del conferimento: Automatica. Trattamento insito nell'uso dei protocolli di rete. Non è consentita l'opposizione se non astenendosi dalla navigazione sul Sito.
Conservazione: I dati tecnici di registro (log di connessione e indirizzi di protocollo internet) sono conservati per un massimo di sei mesi, salva la necessità di ulteriore prolungamento su ordine dell'Autorità Giudiziaria.

5. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento dei dati personali avviene mediante l'utilizzo di strumenti elettronici, informatici e telematici, nonché, in via eventuale e del tutto residuale, con supporti cartacei, secondo criteri di rigida pertinenza e sicurezza.

In conformità a quanto disposto dall'Articolo 32 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, Aymara Italia S.r.l. ha predisposto adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative:

Crittografia avanzata del canale di comunicazione: L'invio delle informazioni dal modulo web ai server aziendali avviene per mezzo di connessione protetta e cifrata basata sul protocollo Transport Layer Security a duecentocinquantasei bit, impedendo a soggetti terzi l'intercettazione o l'alterazione del messaggio durante il transito;
Sistemi di protezione antispam a tutela della riservatezza: Il modulo può integrare meccanismi automatizzati di protezione contro robot informatici e trasmissioni massive (quali soluzioni basate su parametri tecnici della connessione privi di tracciamento pubblicitario comportamentale). Tali strumenti verificano la natura umana del compilatore senza utilizzare le informazioni per scopi commerciali;
Segregazione dei dati e controllo degli accessi: Le caselle di posta elettronica aziendale e i sistemi dedicati alla gestione della corrispondenza sono protetti da credenziali di autenticazione complesse, verifica a due fattori e autorizzazioni di lettura differenziate, riservate esclusivamente al personale espressamente designato;
Istruzioni e formazione al personale: I dipendenti e i collaboratori autorizzati al trattamento ricevono periodiche direttive in merito al rispetto del segreto professionale, alla corretta custodia delle comunicazioni e alla tempestiva cancellazione dei dati decorso il periodo di conservazione stabilito.

6. Destinatari dei dati e trasferimento verso paesi terzi

I dati raccolti tramite il modulo di contatto sono utilizzati unicamente per gestire la corrispondenza con l'utente: non sono soggetti a diffusione pubblica e non vengono ceduti, venduti o comunicati a terzi per scopi promozionali.

I dati personali possono essere comunicati o resi accessibili esclusivamente a:

Personale interno autorizzato: Collaboratori e dipendenti di Aymara Italia S.r.l. appartenenti all'Ufficio Assistenza Clienti, al Reparto Commerciale o alla Direzione Amministrativa, formalmente istruiti ai sensi dell'Articolo 29 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati e dell'Articolo 2-quaterdecies del Codice Privacy.
Responsabili del Trattamento (Articolo 28 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati): Fornitori esterni di servizi essenziali per l'erogazione delle comunicazioni digitali, vincolati da specifici accordi contrattuali di elaborazione dati, tra cui:
- Fornitori di servizi di posta elettronica e infrastrutture cloud: Imprese incaricate dell'erogazione dei server di posta elettronica aziendale e della conservazione protetta delle comunicazioni digitali;
- Fornitori di manutenzione tecnica e sviluppo software: Professionisti informatici e agenzie web incaricate della manutenzione, dell'aggiornamento e della sicurezza dell'infrastruttura del Sito.

Trasferimento verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo

I dati personali raccolti tramite il modulo di contatto risiedono su infrastrutture cloud protette. Qualora i fornitori di servizi di posta elettronica o hosting gestiscano server ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (ad esempio negli Stati Uniti d'America), tali flussi avvengono nella piena osservanza delle prescrizioni inderogabili di cui al Capo V del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati:

In virtù della Decisione di Adeguatezza della Commissione Europea sul "Data Privacy Framework Unione Europea - Stati Uniti" del 10 luglio 2023, applicabile ai fornitori statunitensi formalmente iscritti negli elenchi ufficiali di certificazione;
Tramite la preventiva sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell'Articolo 46 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, integrate da idonee misure tecniche supplementari di crittografia e sicurezza informatica.

7. Diritti dell'interessato (Articoli 15–22 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati)

In qualunque momento, la persona fisica cui si riferiscono i dati ha la facoltà di esercitare, a titolo interamente gratuito e senza formalità, i diritti riconosciuti dal Regolamento (Unione Europea) 2016/679:

Diritto di Accesso (Articolo 15): Ottenere la conferma circa l'esistenza o meno di un trattamento in corso dei propri dati personali e riceverne copia conforme, unitamente alle informazioni sulle finalità, sulle categorie di dati trattati, sui destinatari e sui tempi di conservazione previsti.
Diritto di Rettifica (Articolo 16): Richiedere la rettifica tempestiva dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti conservati dal Titolare.
Diritto alla Cancellazione ("Diritto all'Oblio", Articolo 17): Chiedere la cancellazione definitiva dei messaggi e dei dati di contatto memorizzati, purché non ostino specifici obblighi legali di conservazione o esigenze di tutela giudiziaria dei diritti aziendali.
Diritto di Limitazione del Trattamento (Articolo 18): Ottenere la sospensione temporanea del trattamento dei dati (mantenimento in sola conservazione) al ricorrere delle ipotesi previste dalla legge (ad esempio in caso di contestazione dell'esattezza dei dati o trattamenti contestati).
Diritto alla Portabilità dei Dati (Articolo 20): Ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati conferiti al Titolare, qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e sia fondato sull'esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali.
Diritto di Opposizione (Articolo 21): Opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati personali svolto per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare (quale la sicurezza dei sistemi informatici).

Modalità operative per l'esercizio dei diritti

L'interessato può far valere i propri diritti trasmettendo una richiesta scritta al Titolare:

Mediante invio di messaggio di posta elettronica ordinaria all'indirizzo: privacy@erbariotoscano.it;
Mediante invio di Posta Elettronica Certificata all'indirizzo: erbariotoscano@legalmail.it;
Mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento indirizzata a: Aymara Italia S.r.l. – Ufficio Privacy, Via dei Ghivizzani N°61, 55041 Capezzano Pianore (Lu), Italia.

Il Titolare fornirà riscontro all'istanza senza ingiustificato ritardo e, al più tardi, entro trenta giorni dalla ricezione della stessa. Tale termine può essere prorogato fino a un massimo di ulteriori sessanta giorni in presenza di condizioni di oggettiva complessità tecnica o elevato numero di richieste, con preventiva comunicazione motivata all'interessato ai sensi dell'Articolo 12, paragrafo 3 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.

8. Diritto di reclamo all'Autorità di controllo competente (Articolo 77 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati)

Fatto salvo ogni ulteriore rimedio in sede amministrativa o giurisdizionale civile (Articolo 79 del Regolamento), l'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali effettuato attraverso il modulo di contatto avvenga in violazione delle vigenti normative europee o nazionali ha il pieno diritto di proporre formale reclamo a un'Autorità di controllo nazionale preposta alla protezione dei dati.

Per il territorio della Repubblica Italiana, l'Autorità designata è il:

Garante per la Protezione dei Dati Personali
Sede istituzionale: Piazza Venezia numero 11, 00187 – Roma (Italia)
Centralino telefonico: (+39) 06.696771
Posta Elettronica Certificata: protocollo@pec.gpdp.it
Posta elettronica ordinaria per relazioni con il pubblico: urp@gpdp.it
Modulistica telematica ufficiale: https://www.garanteprivacy.it